Los peligros ocultos de utilizar plantillas de procesos de negocio para superar los retos de la complejidad
¿Cuál es el objetivo final de una empresa? Hay muchos enfoques para definir esto. Una definición común desde una perspectiva microeconómica es decir que el objetivo de probablemente toda empresa es tener «éxito». Independientemente de cómo se defina el éxito en el entorno de cada empresa, este alimenta el crecimiento de muchas maneras. El crecimiento vuelve a impulsar el éxito, pero también va acompañado de una mayor complejidad en todos los niveles y dimensiones de la organización. Pero, ¿cómo preservar el ADN de su empresa durante ese proceso de transformación, especialmente la originalidad que permitió el éxito inicial?
«No toda complejidad es mala».
McKinsey, «Cómo gestionar la complejidad en mi empresa»
La originalidad de las empresas como factor clave de crecimiento y éxito
No todos los negocios comenzaron en un garaje, pero todas las empresas empezaron con una idea y un concepto originales. A lo largo de las etapas de desarrollo de las empresas, es necesario incorporar capas adicionales a la estructura, antes sencilla, de una empresa emergente de carácter marcadamente local con unos pocos empleados que se encuentran en la misma oficina. Uno de los retos a lo largo de este proceso es preservar la originalidad de su empresa, que sienta las bases de su propósito, su cultura y su gente.
A medida que las empresas crecen, la transformación incorpora nuevas dimensiones y capas adicionales a la complejidad de la administración empresarial. Aquí es donde entra en juego la estandarización: la gestión, las jerarquías y los flujos de trabajo operativos, como los procesos y los procedimientos operativos estándar (SOP), deben formalizarse y ponerse en marcha.
El papel de los flujos de trabajo, los procesos y los procedimientos operativos estándar en las empresas
En un momento determinado del proceso de crecimiento, los flujos de trabajo, los procesos y los procedimientos operativos estándar se hacen necesarios para garantizar que las partes interesadas reciban la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas. Pero este no es su único propósito. Las empresas en crecimiento tienden a realizar tareas cada vez más repetitivas y recurrentes. Para estandarizar y automatizar eficazmente estas tareas repetitivas que siguen un patrón predecible, es importante introducir flujos de trabajo y procesos.
Cada empresa es diferente, y también deberían serlo sus procesos empresariales
Incluso las empresas que venden los mismos productos al mismo grupo objetivo en el mismo mercado geográfico nunca son «iguales». Cada empresa es única, y también lo son sus objetivos y procesos empresariales para alcanzarlos. Es fundamental que las empresas apliquen procesos que reflejen su espíritu propio y único.
Pero siendo realistas: las empresas de rápido crecimiento se ven muy a menudo desbordadas por los esfuerzos que hay que hacer para que la estructura de la empresa evolucione y se adapte rápidamente a las nuevas exigencias internas y externas. Al estar constantemente bajo una inmensa presión de tiempo, es comprensible que los directivos quieran aplicar soluciones eficaces en un plazo muy breve. Debido a la gran cantidad de plantillas de flujos de trabajo, procesos y procedimientos operativos estándar disponibles en Internet, resulta tentador elegir una que se ajuste a las necesidades de la empresa. Pero esto podría tener efectos negativos en su rendimiento.
¿Las plantillas de procesos para finanzas, administración de empresas y gestión se ajustan a las necesidades de su empresa?
Destaquemos una vez más lo siguiente: cada empresa es única, y también lo son sus procesos. Los flujos de trabajo y los procesos no solo definen las tareas que hay que realizar, sino que reflejan el propósito, la misión y los valores de su empresa de una manera particular. La introducción de la gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) en su organización requiere que comience a planificar sus propios procesos exclusivos para optimizarlos. No hay métodos rápidos si quiere tener éxito.
Cómo evitar las trampas de la implantación de procesos que no son suyos
Es su equipo el que define su empresa, la marca, el producto, el servicio y su valor. Ponga su atención en la importancia no solo de planificar, sino de hacer crecer la singularidad de su organización y su receta secreta para el éxito. Ya ha recorrido un largo camino si necesita introducir la BPM. Considerar el proceso de planificación como una oportunidad de crecimiento y mejora continua en la que todos los miembros de la organización puedan influir puede ayudarle a cambiar la mentalidad de todos los involucrados.
Ouriginal garantiza que sus procesos sean tan originales como su empresa
Compruebe la originalidad de sus documentos procedimentales para asegurarse de que los procesos que se han planificado reflejan la realidad. La solución de comparación de textos de Ouriginal puede ser una herramienta eficaz de ayuda. Ouriginal analiza automáticamente cada documento que se crea a lo largo del proceso de planificación, asegurándose de que el contenido no esté tomado de una plantilla. Conozca más sobre el proceso aquí.
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¿Sabía que también es importante comprobar el plagio en el área del marketing? Consulte este artículo del blog para saber por qué.
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